接待領導的基本流程及禮儀
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接待領導的基本流程及禮儀,接待客人最重要的是要周到,禮儀是禮節、禮貌是我經常用在社會交往活動中,提前瞭解情況可以避免不必要的疏忽,以下分享接待領導的基本流程及禮儀。
1、接待領導時對時間要求相對高,如果是接待非本地客人,守時就變得更重要了。在安排行程時,需要對客人交通時間做出有把握的估計,比如從客人酒店到公司、從客人上一場活動地點到茶館、從機場到會議室。不要卡點。雖然我們對自己可以要求準時出發,但是對客人來說會遇到很多不確定性。
2、接待領導要對自己城市的交通要熟悉,也要想到客戶出發時間有可能延後,路上遇到堵車。當時間排不開的時候,可以與客戶溝通使用地鐵交通方式。在大城市接待,如果時間比較緊張,可以和客戶協商使用地鐵交通方式。
3、保證場地的一個重要的事前工作就是確認場地設備,像開會的時候臨時找激光筆、臨時調試電話會議系統或者投影儀遲遲打不開,雖然不會影響會議本身的進程,但是參會方會通過這些細節來判斷接待方工作的規範、標準化程度。
一、基本流程
1、接待前
確定來訪人員人數、姓名、性別、級別、來訪時間、行程、來訪主要內容以及有何具體要求。一般情況下,對方都會有郵件或傳真等發過來,接待方必須認真核實以上內容,並根據來訪人數確定1—2名具體聯絡人,以便及時溝通聯繫。
根據來訪規模和分工負責的原則,召集負責後勤、具體業務、公安交通、信訪穩定、參觀點等部門負責人,安排具體事務,以便明確職責,分工負責。
2、接待中
安排人員及領導到交接處迎接。要提前10分鐘到達交接處,以示尊重。引導車要做好引導工作,到達參觀點後要及時調度車隊停放。
聯絡人員每到一個參觀點前就要和下一個參觀點負責人聯繫,做好大門開放工作。在參觀過程中,要注意攝像、照相保存資料。參觀過程的臨時休息地點要做好各項接待工作。如:準備好水、煙、水果、溼巾,做好衛生間保潔等。
3、接待後
禮送客人至交接處,做好接待總結工作,做好酒店食宿費用結報工作。
二、基本禮儀:
1、儀容儀表禮儀
頭髮乾淨整齊、長短適當,髮型簡單大方。堅持洗臉,保持面部清潔,男性每天剃鬚,女性妝面樸實無華。保持雙脣和牙齒的乾淨,消除口腔中的異味。
2、介紹禮儀
自我介紹。先遞名片再介紹,內容要全面,包括單位、部門、職務、姓名。在普通場合,介紹人應由祕書、陪同、接待人員等專業人士或與雙方均熟悉之人擔任。在重要場合介紹貴賓時,介紹人則必須由在場之人中地位最高者擔任。介紹他人之前應徵得雙方的同意,尤其要了解地位較高一方有無此種意圖。
3、握手禮儀
握手是在相見、離別、恭賀或致謝時相互表示情誼、致意的一種禮節,雙方往往是先打招呼,後握手致意。
擴展資料:
其他注意事項:
1、對各參觀點及路線事先要進行踩點,做到路線暢通、參觀點準備充分。
2、在接待前,要注意獲取各部門接待負責人的聯繫電話,以便及時聯繫。
3、車輛的安排要事先通知駕駛員何時、何地待命。
4、講解人員要做好充分準備,包括音響設備的事先調試等。
5、通知新聞媒體做好新聞報道工作。
1、瞭解客戶基本情況
商務接待第一步首先是瞭解客戶的基本情況,包括客戶的單位、姓名、性別、民族、職業、職務、級別及所到訪的具體人數;還有一些細節問題比如:到訪的具體日期、時間、地點等。
2、確定迎送規格
根據客戶的具體情況確定具體的.接待規格。
3、佈置接待環節
在規定標準的範圍內,安排接待工作用車、客戶用車、客戶餐飲住宿等。
4、商務接待人員選擇
挑選好接待人員,根據接待人員工作的能力具體安排到接待工作中的各個環節中。
接待中服務工作
商務接待服務工作是商務接待過程的中心環節,是直接面對面的`服務接待過程。在這個過程當中,要按照接待方案的要求組織實施,認真負責,一絲不苟,完成每一個接待服務事項。同時,要根據隨時變化的情況,適時的修正原方案,組織實施。
商務接待服務要求接待人員特別是負責人,要掌握全局,善於協調和溝通;要求真務實,善於隨機應變;要及時向上級領導請示彙報,善於整合各方面的力量,同心同德,完成好接待任務。
1、客戶迎接和食宿安排
提前到達指定的地點迎接客戶,如果領導和有關部門去機場、車站、碼頭迎接客戶,要確定並事前通報集合時間、地點、乘車安排和出發時間。幫助客戶與機場或車站聯繫籤票、領取行李。按照接待方針和接待方案,到達下榻或就餐的賓館招待所,實施迎賓接待禮儀。
客戶到住地後,安排人員分送行李,並將《接待手冊》(內容包括住房安排,活動日程及乘車安排,就餐時間、地點以及有關注意事項等)發給客戶。
2、宴請
陪餐領導先到達宴會地點;掌握宴請的人數、時間、地點、方式、標準,並提前通知賓館;精心編制宴會菜單,做好宴會設計;擺放席位卡,並覈對確認。接待人員提前一小時到宴會廳,督促檢查有關服務;嚴格按擬定宴會菜單上菜、上酒水等,特殊情況按主陪領導意圖辦理,準確把握上菜節奏,不宜過快或過慢;接待人員人員主動引導客戶入席、離席。
3、商務會見、會談安排
明確商務工作會見的基本情況,會見(談)人的姓名、職務、人數、會見(談)目的、會見(談)什麼人,以及會見(談)的性質。
有關人員和部門應做好以下準備:
提前通知我方有關部門和人員做好會見(談)準備;確定會見(談)時間,安排好會見(談)場地、座位;確定記錄員,如需翻譯、攝影、新聞報道,要事先確定翻譯員、攝影師並通知採訪記者;商務接待人員先在門口迎接客戶,客戶進入會議室後,我方人員應立即起身表示歡迎;如果需要會談雙方合影,安排在賓主握手後,合影再入座。
4、商務參觀考察安排
參觀考察的各項準備工作必須提前做好,包括出行的物資、車輛;提前筒子安排領導和隨行陪同人員;賓客在外的相關服務工作和聯絡協調工作認真負責;協助接待地做好接待過程中的有關突發情況的現場處理;旅行途中適時向客戶介紹沿途的一些基本情況。
5、商務休閒娛樂
徵求客戶意見根據客戶的喜愛和習慣安排活動項目。安排活動場地、確定活動時間。安排電影、健身、體育等娛樂活動,舉辦文藝晚會,接待之前應做好相關準備工作。根據客戶興趣靈活掌握活動時間長度。
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