職場接聽電話的禮儀
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職場接聽電話的禮儀,在職場工作免不了要接聽電話,那麼,關於接聽電話有什麼需要注意的點。需要遵循怎樣的原則。又有着什麼樣的禮儀規範。這裏就給大家分享一些職場接聽電話的經驗技巧,希望可以幫助到大家。
職場接聽電話的禮儀11、隨時記錄
在手邊放有紙和鉛筆,隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準備,而不得不請求對方重複,這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。
2、自報家門
一拿起電話就應清晰說出自己的全名,有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣,一旦對方說出其姓名,你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。
3、轉入正題
當你接聽電話時,不要“哼哼哈哈”地拖延時間,而應立即做出反應。一個好的開場白可能是:“您需要我做什麼?”當你覺出對方有意拖延時間,你應立即說:“真不巧!我正要參加一個會議,不得不在5分鐘後趕到會場。”這樣說會防止你們談論不必要的瑣事,加速商務談話的進展。
4、避免將電話轉給他人
自己接的電話儘量自己處理,只有在萬不得已的情況下才能轉給他人。這時,你應該向對方解釋一下原因,並請求對方原諒。例如,你可以說:“布朗先生會處理好這件事的,請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前,應當確定地方願意你將電話轉給他人。例如,你可以說:“對於這件事,我們很快會派人跟您聯繫的。”
5、避免電話中止時間過長
如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料,應當動作迅速。你還可以有禮貌地向對方說:“您是稍候片刻,還是過一會兒我再給您打過去?”
讓對方等候時,你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵,就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時間超過你所預料的時間,你可以每隔一會兒拿起電話向對方說明你的進展。如,你可以說:“約翰先生,我已經快替您找完了,請您再稍候片刻。”當你查找完畢,重新拿起電話時,可以說:“對不起,讓您久等了”,以引起對方的注意。
對於接電話的人來講,當需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻,這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話,你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然後拿起另一部電話說:“你能否稍等?我正在接聽一個電話。”如果打來電話的人只是有一些小事,便可以當即回絕,然後迅即轉向第一個電話,而這個人也會意識到你很忙而加速你們的.討論。
職場接聽電話的禮儀2職場接聽電話禮儀
1、聽到電話響後,最好是三聲之內接起,如果響聲超過6下,那首先要跟對方說聲對不起。
2、接聽電話時要面帶微笑,因爲微笑是會傳遞的,雖然對方看不到,但是能從你的話語中感受出來。
3、接聽電話的時候要專心,不要同事幹別的事情或與旁邊的人交談,這樣做會讓對方感到你很不用心,從而也感到自己沒有被尊重。
4、接聽電話的時候要注意身姿正確,不要躺着或者是把腳放到檯面上,因爲身姿不正確也會影響聲音的效果,同時也容易導致電話滑落,會讓對方覺得不舒服。
5、在電話旁應該隨時準備一些白紙和筆,當對方需要你記什麼或者讓你給上司傳話,都可以快速準確記錄下來,以免傳達有誤。如果事先沒有準備好紙和筆,而要求對方等待,這也是很不禮貌的行爲。
職場撥打電話的禮儀
1、撥打電話的時候要選擇好時間段,如果不是十分重要的事情,請不要在休息、用餐的時間段給別人打電話,同時也不要在節假日打電話給對方。
2、要把握好通話時間,一般來說通話時間不應超過3分鐘,這也就是3分鐘原則。
3、如果對方並不知道你是誰的情況下,你應該要首先進行自我介紹,同時要多使用敬語。
在一般情況下,結束通話的人是打來電話的人。但是當電話變成了東拉西扯,或是漫無邊際的時候,通話人只要簡單地說:現在我沒事了,巴巴拉。我非常高興能和你通電話。我們期望能在7號那天見到你。再見。或者其他什麼得體的話。
職場接聽電話的禮儀技巧
當你的通話被打斷時,通常中斷電話的人應當首先再打電話。
我們通常都有被羅嗦的通話者纏上的經歷,他也許是一名執着的推銷員,也許是一位喜歡長篇大論的朋友。當你想盡辦法中斷通話,但所有的努力都失敗時,你可以採取更爲積極的措施。首先是停頓,甚至有必要採用打斷的辦法,例如說:我非常`對不起,但是我必須掛斷電話。孩子哭了。或者約翰正等着用電話。或者說哇!現在有一個約會要晚了,我必須走了。這類話。
另外一種必須迅速結束通話的場合是突然有客人來訪,或者在家,或者是在辦公室。當你有客人來訪時,仍然長時間聊天是非常不妥的。當你知道這個電話不可能很快就結束時,你應當暫時推一推,在其後更合適的時間再打。在家你可說:TOM剛剛來訪,我過一會兒再打過來好不好?商務人員則可以說:現在我有一個客戶,如果你能留下你的號碼,我一會兒有時間時會給你打過去的。
另一方面,如果你知道通話會需要一段較長時間時,或者你想中止愉快的閒聊時,一個好的辦法是,在你開始談話時,對你的朋友說:現在打電話合適嗎?或你有時間聊嗎?如果更多的人採用這種方式,對電話的無聊和打擾的抱怨就會減少許多。
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