领导接待流程
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领导接待流程,在职场中接待客人最重要的是要周到,好的接待流程能帮助我们达成成交,因此我们在职场中需要用最高规格的方式来接待客户,以下详细介绍领导接待流程。
1、按照对方的运输方式安排接车路线和车辆,在对方出发、飞行、汽轮、到达时间前半小时到达站台、机场或码头等候。
2、应根据事先收集的人事资料,安排接待与客人地位和职位相同的人。根据尊重原则,一般倾向于由同级或稍高一级人员在现场接待另一方。如果由于某种原因,相应身份的主人不能去,去迎接客人的主人应该给一个礼貌的解释。
3、根据来客的目的,事先安排好行程,并告知客人酒店、宾馆、用餐地点、时间等情况。 如果客人对活动流程有自己的意见,可以根据客人的需要进行调整。 这个过程需要平稳。
4、礼物交换:送礼的礼节。首先要了解礼物的对象的习惯和个性、他的身份、爱好、习惯和禁忌。礼物的价签必须撕掉。避免同时给两个你认识的人同样的礼物。这会让你感觉自己是一个“批发商”。
5、在第一次会议上提出有价值的小项目并不罕见。 在一段关系中送礼可以提升一个人的好的观点。工作完成后送礼会给客人留下深刻的印象,也是加深友谊和期待双方继续合作的一种方式。
做好准备,熟悉收集信息的程序,并做好充分准备。 接待来访时,我们不仅要做好访问的准备,而且要做好以下两个方面的准备:全面了解来客的情况,事先了解来客的基本情况,尽量收集更多的细节,事先了解每个地方,通过口头交流收集信息。 例如,游客入住宾馆、招待所、工厂参观或生产线位置、会议室安排等,要及时到各个地点。
作出安排,确保涵盖每一滴水;拟订方案并安排方案的执行。 在确定客人的目的和程序后,根据掌握的人事信息,必须开始安排接待工作,基本为来访程序做具体的安排。
1、立刻招待来访的客人
文秘都知道大部分来访的客人对公司来说都很重要,要表示友好热情和愿意提供服务的态度。如果你正在打字应立即停止,即使是在打电话也要对来客点头示意,但不需要马上起来迎接,也不必与来客握手。
2、热情主动问候客人
打招呼时,应轻轻地点头并面带笑容。如果是老客户,称呼要显得比较亲切。
3、陌生的客人光临时
务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问:请问贵姓?请问您是哪家公司?
4、郑重接过对方的名片。
接名片时必须用双手以示尊重,接过来后不可不屑一顾,随手乱放,也不可拿在手中折叠玩弄。接名片时要确认一下名片上所列对方姓名、公司名称等。如见到不易拼读的姓,不要随便乱念,必须询问对方。
5、有客人未预约来访时,不要直接回答上司在或不在。
应该要告诉对方:“我去看看他是否在。” 同时婉转地询问对方来意:“请问您找他有什么事?”如果对方没有通报姓名则必须问明,尽量从客人的回答中,充分判断能否让他与上司见面。
6、判断来客的身份与种类,以便决定是否引见,何者优先等等。
要事先了解上司是愿意随时接待任何来客,还是喜欢视情况而定,一般可以将来客分为几个种类:
(1)客户;
(2)工作上的伙伴,搭档;
(3)家属或亲戚;
(4)私人朋友;
(5)其他。在没有预约的情况下,通常可按照以上顺序来决定何者为先。如果来客非常重要,就不要私自挡驾。
7、谢绝会晤时要说明理由,并表示歉意。
但不要在没取得上司的同意以前就确认你另定的约会时间,最好告诉来客:“我能否给您回电话再确认约会时间?”但如果是前来无理取闹,胁迫上司的来客,则应断然挡驾。
8、未经上司同意,不要轻易引见来客。
即使是事先有预约的来客光临,也要先通报上司(用电话联系或亲自前去报告),等候指示。倘若没有预约,即使是你认为上司肯定会接见的.客人,也不可擅自引见。
9、如上司不在或一时联络不上, 应该向重要来客说明原因
表示将主动联络或协助安排另一约会时间。如果对方表示同意,应向对方探询其通讯地址以及联络时间。
10、让来客等候时要注意照料并表示歉意。
如果你手头一时放不下,或上司一时无法接待来客,你必须主动招呼客人,以免使其感觉受到冷落。如果客人要提前来访,请其等候为合情合理。
请对方再适当的位置坐下,接待室平常要准备些报刊杂志,最好备有介绍本公司的机构、历史、宗旨和服务范围等资料的宣传品,供来访客人阅读。客人就坐的位置应与你的座位保持一段距离,这样,在你离座时,使对方不会看到你办公桌上的文件。
11、带路时走在客人前方2—3步远的.位置,靠边引导。
带路时要边留意客人的步伐,边引导。可说:“请往这边走。”走到拐弯处时要暂停,以手指示方向,并向客人说:“请这边走。”在乘坐电梯时要让客人先上先下。按下电钮后示意客人先进先出:“请上电梯。”“请下电梯。”开门关门时留意手不要交叉或背着手开门。
手把在右侧的们用左手开,在左侧的用右手开,这样姿势会更优美。若是向内开的门,则应你先进,用手按住门,等客人进来后再松开门。松开门之前应说:“请进。”
12、初次与上司见面的来客,你要代为介绍。
一般应该先把来客介绍给上司,但有时如果来客的身份较高,则最好先向来客介绍上司。引见后除非上司要你留下,否则做介绍之后即要退出上司的办公室。
13、招待饮料
招待外国客人时,最好主随客便。因为许多西方人不爱喝某种饮料,或对饮料的配兑有某种习惯爱好,所以准备饮料时,要礼貌地先问客人要喝什么。诸如:“您喝咖啡还是喝茶?”“您喜欢咖啡如何泡法?”
14、上司正在会客时,若有事联络或请示,须用递纸条的方式。
可将事项写在便条上,进入办公室后,先向客人道歉:“对不起,打扰了。”
15、客人离去时,别忘了郑重道别。
即使你再忙,也别忘了最后的道别,称呼对方的名字将造成好的印象,所以记住来访者的脸型与姓名是很重要的。
16、制作来访登记卡。
在每天上班时要查看当天约见的来访者名单。必要时应事先将约见的有关资料准备好,制成写有姓名、职位、公司、访问日期、求见人等等的卡片。
1、接待领导时对时间要求相对高,如果是接待非本地客人,守时就变得更重要了。在安排行程时,需要对客人交通时间做出有把握的估计,比如从客人酒店到公司、从客人上一场活动地点到茶馆、从机场到会议室。不要卡点。虽然我们对自己可以要求准时出发,但是对客人来说会遇到很多不确定性。
2、接待领导要对自己城市的交通要熟悉,也要想到客户出发时间有可能延后,路上遇到堵车。当时间排不开的时候,可以与客户沟通使用地铁交通方式。在大城市接待,如果时间比较紧张,可以和客户协商使用地铁交通方式。
3、保证场地的一个重要的事前工作就是确认场地设备,像开会的时候临时找激光笔、临时调试电话会议系统或者投影仪迟迟打不开,虽然不会影响会议本身的进程,但是参会方会通过这些细节来判断接待方工作的规范、标准化程度。
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