办公室会议流程
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办公室会议流程,小伙伴们在职场上的生活都习惯了吧,身为上班族的大家应该是每天都对着电脑的吧,那么如果要给自己的员工开会的话,办公室会议流程要怎么写呢?接下来让我们一起来看看吧。
办公室会议流程1
一、确定会议主题
现在社会是一个高效率的社会,无论是机关、组织还是企事业单位,都必须减少会议,开有效会议。所以确定会议主题十分重要。会议主题一般由公司管理层确定,或者由具体办事部门或者人员提出。对于必须研讨的会议,我们就要围绕主题组织会议了。
二、确定会议具体内容
围绕会议主题,我们要研究会议内容,包括会议分几个议题,会议是汇报式、自由讨论式、发布式等等。
三、确定参会人员
围绕会议内容,我们要确定出席人员、列席人员、支持人和记录人。只有确定好参加人员,我们才能安排会议时间和流程。
四、确定会议时间
确定会议时间要首先征求主要领导意见,只有主要领导有时间,会议才能召开。其次是征求其他人员时间,如果符合会议规定人数,就可以确定时间了。
五、确定会议地点
我们要按照会议人数和时间,安排会议室,既要满足大小需求,又不能和其他活动冲突。
六、下发会议通知
将以上内容按照通知撰写格式,就可以写成一个会议通知了。当然会议通知还要加上一些要求和说明,例如关于请假或者关于着装等。
七、会前准备
按照时间,准备各项会议材料,包括安排人员撰写、印刷。确定参会人员的行程,是否能够按时到会。准备桌签,安排桌次,并形成会议指南。摆放茶水、纸笔等。会前这些准备必须到位。
八、召开会议
会议一般由主持人主持,按照秩序发言,讨论,记录员做好记录。注意提前准备好主持词,并摆放到位。
九、结束会议
会议结束后,要回收相关资料,恢复会议室,结算费用,并由相关人员形成会议纪要,安排工作跟踪。整个会议结束。
办公室会议流程2
一、会前准备工作
(一)确定会议名称(秘书)
1、会议性质(现场会、启动会、工作会、研讨会、座谈会、汇报会等);
2、会议内容;
3、会议范围。
(二)拟定会议步骤(秘书)
1、会议日程;
2、会议议程;
3、会议程序。
(三)草拟会议通知(秘书)
内容包括:会议名称、目的、主要内容、与会人员范围、地点、会期等。
(四)下发会议通知(文书)
将会议通知传达到每名拟定与会人员,确定每名与会人员是否能如期参会,并及时反馈。同时,如接到上级会议通知,应以纸质文字形式,注明会议时间、地点、着装及特殊要求,送至每位与会领导手中。
(五)准备会议材料(秘书)
1、会议文件;
2、讲话发言材料;
3、会议主持词。
(六)布置会场(秘书、公务员)
1、打扫会场卫生,摆放桌椅(公务员);
2、会场音响等设备调试(公务员);
3、水杯、矿泉水摆放(公务员);
4、名牌摆放,详见附表(秘书);
5、材料摆放(秘书);
6、会议条幅(秘书联系工会);
7、座位图(秘书联系相关部门)。
(七)会前检查(副主任)
1、听取会议所有筹备人员的.口头汇报;
2、到现场实地检查,包括会议材料的准备情况和会场的布置工作;
3、针对可能出现遗漏的问题,进一步采取补救措施。
二、会中工作
(一)签到工作
及时完成会议签到工作,并确定未来人员是否请假,与谁请假,并督促人员尽快入座。
(二)主席台热水填补(公务员)
每15-20分钟对主席台水杯进行补水,如遇特殊情况,可根据现场情况调整补水时间。
(三)会议记录(秘书)
随身携带录音笔,及时记录领导发言。
(四)突发情况(秘书、公务员)
面对会议中出现的分会场网络中断、麦克失音、音响失灵等突发情况,与会秘书、公务员要及时救场,妥善处理。
三、会后工作
(一)清理工作(秘书、公务员)
1、回收领导名牌;(秘书)
2、清理会议室卫生;(公务员)
(二)录音整理工作(秘书、打字员)
会议结束后24小时内,完成录音整理工作,如遇涉密录音,由秘书整理。
(三)会议纪要(秘书)
会议结束后48小时之内,完成会议纪要相关工作,及时发放。
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