怎樣合理安排工作
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怎樣合理安排工作,工作沒有計劃,就容易盲目,找不到努力的方向。所以,要提前制定符合自己的工作計劃,合理安排工作時間,並嚴格遵守執行。來看看怎樣合理安排工作。
1、根據員工的性格和特長分配任務
每個人都有自己的長處和短處。管理者應該學會根據自己的能力來使用它們,以發展自己的長處,避免自己的弱點。作爲一個管理者,我們應該把員工安排到最合適的位置,充分利用他們的長處。
在給員工分配任務之前,有必要對每個員工有一個全面的瞭解。你需要知道員工屬於什麼樣的特徵,他們適合做什麼樣的工作。性格活潑的人適合挑戰性的工作,性格內向的人適合穩定的工作;有的人善於與人打交道,有的人適合處理事情。造物主賦予人類數千種文字,其中有一定的共性。根據這種常見的分類和分析,我們可以把工作分配給最合適的人
如果你想成爲一個好的管理者,你必須明白分配任務給下屬的重要性。要想取得成功,需要對整個團隊的工作目標有一個全面的認識和把握,並在此基礎上確定如何實現這些目標。這通常需要管理者把具體的任務分配給下屬去完成,這樣才能給下屬留下更多的.時間來管理,幫助他們提高技能,保持員工的士氣。
2、根據團隊情況安排工作
管理者在分配工作時要注意策略。管理者應該認真考慮,手上有哪些工作是應該交給員工去做的。如果不認真考慮就做出決定,整個團隊的工作環境就會陷入混亂。管理者應該首先確定他們的核心職責,然後確定哪些職責可以分配給下屬,哪些任務可以分配給他們。
在給下屬分配工作之前,管理者必須首先了解整個團隊的當前工作狀況。如果一個工作能力很強的下屬員工已經很忙,需要加班來完成手頭的任務,就不適合給他分配新的任務。如果你決定把任務交給員工,你必須告訴他爲什麼要給他這個任務,然後和他一起制定一個工作計劃。
在經理決定將任務移交給下屬員工之前,他必須確保員工有能力成功完成任務。不要想當然地認爲所有員工都有處理所有問題的能力。必要時爲他們提供指導和培訓。
3、安排的工作要與員工能力匹配
選好用人的前提和基本條件是工作要與能力相匹配,努力做到量體裁衣。
對於管理者來說,向員工充分解釋他們的期望,然後密切關注他們的工作進展也是非常重要的。當然,這並不意味着當工作中出現問題時,經理應立即介入,更換下屬員工,解決工作中的具體問題。相反,管理者應該預見到工作過程中可能出現的問題,併爲下屬成功解決這些問題提供必要的支持。
事實上,管理者應該在每次分配任務時檢查他們的個人動機。有些經理把困難的任務甚至“燙手山芋”交給員工,名聲不好。在決定把任務交給員工之前,經理們應該問問自己爲什麼要這樣做。如果是因爲任務不容易完成,或者很容易得到負面反饋,那麼最好把工作留給自己。
01 安排工作,就是責任要落實到每個人
什麼工作事項由誰來做,誰來承擔責任,誰來負責,誰來牽頭,這是安排事項的第一要素。
如果工作安排無法具體落實到每個人,那麼工作耽當然就不可能做好。
當我們把具體的工作安排給了具體的人的時候,當事人當然也就明白自己所承擔的責任了。
下屬明白了自己的責任,相當於本屬於上司的責任實現了部分轉移。
安排工作的過程,其實就是責任轉移,權限轉移,發揮空間轉移的過程。讓下屬有序地忙碌起來,上司才能把更多的時間用在優化管理成效上,而不是把自己陷於具體的事務之中。
下屬有了責任,上司才便於追究工作不力、目標未達成的責任。這樣就形成了下屬的工作動力。
02 安排工作,必須明確具體的完成時間
很多領導給下屬安排工作的時候,具體的完成時間往往很含混。領導都含混了,下屬當然就更不清楚了。
正常來說,需要一週時間完成的,上司應該明確最遲不超過8天;需要十天半個月完成的,上司應該明確最遲不超過半個月。
有具體的時間安排,下屬才能按部就班做好工作,按照時間節點做好工作。
當然,有時候爲了留出來足夠的優化工作時間,作爲上司在安排工作時會就緊不就慢,預留出一點優化工作成效的時間來。
如果時間不夠具體,那麼下屬就可能會拖延工作的完成時間,畢竟得過且過是一件容易的事情。
03 安排工作,必須明確具體的完成標準
管理者給下屬安排工作,還需要明確具體的工作完成標準。
下屬做到什麼程度就是合格的,做到什麼程度就是合適的,做大什麼程度就是優秀的,這些是必須明確的。
如果工作標準不明確,那麼下屬就算把工作完成了,我們往往也會發現,這不是自己想要的結果。
而有了明確的衡量標準之後,下屬就會明白我們對工作的具體要求,就會按照具體要求所指向的指標去行動。
我常常發現有些老闆在安排工作時說不清楚標準,等到下屬完成了,他看到結果就大發雷霆。可是你的要求不明確,怎麼能怪下屬呢?
04 安排工作,還需要說明工作條件和資源調配,並適時提醒
管理者給下屬安排工作,還需要充分說明可以給到下屬的具體工作條件,可以給到他的工作資源,讓下屬具有一定的發揮空間和發揮基礎。
如果什麼條件都不提供,下屬完成工作事項就失去了前提。當然,簡單的.事項通常無需專門提出來工作條件的問題,但是稍微複雜一點的事項,沒有相應的工作條件和資源調配,下屬肯定會比較爲難。
而作爲管理者,即便已經給下屬安排好了工作,也還需要適時提醒其工作的重要性,以及完成的時間限制。
這樣做是爲了強化下屬的完成工作意識,尤其是面對較爲複雜和艱難的工作事項時,時時提醒,時時督促,是格外重要的。
05 安排工作,監督和督導,是不可或缺的
管理者給下屬安排好了工作,是不是就萬事大吉了呢?是不是落實了責任,明確了時間和標準,提供了相應條件就完事了呢?當然不是的。
在下屬完成工作的過程中,必要的監督和督導是少不了的。
如果安排的任務需要一定週期才能加以完成,那麼就要劃分爲不同的節點來要求下屬。
下屬是不是按照管理者的要求,是不是按照管理者的指示去認真完成工作,也是需要靠必要的監督和督導才能得到真實結果的。
給下屬安排工作,必要的監督,其實就是實施過程控制的一部分。
如果發現下屬有做得不夠好的地方,走偏了方向的地方,就需要在督導過程中指出來,免得下屬一錯再錯,免得影響到最終的結果完成。
06 安排工作,別忘了驗收和考覈,別忘了評估和分析
下屬去完成工作,結果怎麼樣呢?這就必須要進行對結果的驗收了。
有驗收,有考覈,有評估,有分析,下屬做的工作纔算是有了最終的結果,有了最終的好或者不好,優秀或者平庸的結果了。
而如果下屬知道你的要求很嚴格,知道你的考覈很細緻,知道你的評估往往有一定的規範,那麼下屬一定會盡自己最大的努力把工作落實好,把工作做得更出色,而不是抱着完成工作的目的,只追求完成就行了。
作爲管理者在安排下屬工作任務時,既需要明確時間,也需要明確質量標準和速度標準,還需要明確最終的考覈標準。這樣下屬纔會把工作做得八九不離十的。
1、適當:安排稍微有挑戰性的工作,可以適當鍛鍊員工,但不能超過其能力太多。否則,員工就會認爲,任務難度太大,反正怎麼幹都完成不了,乾脆放棄了。
2、 可控:任務安排下去,沒有過程檢查,很容易造成管理失控;說檢查但又不檢查,員工自然就敷衍了事。
3、 帶責:我們都知道要責任、權力、利益對等,但員工執行任務時,往往想到的是權力和利益,淡化了責任,管理者在安排前就要強調責任。
4、 整體:上級不是隻有一個下級,他也不是隻有一項工作。上級要做好平衡,避免鞭打快牛,失去公平。
5、 信任:既然交給員工做,就大膽放權,控制好自己的指揮欲,做一個安靜的副駕駛。
6、 考績:時刻要記得,你要的結果是什麼,不能因爲員工抱怨就打折。提前告知員工,你要的結果是什麼。
六個步驟
1、 爲什麼要解釋工作的重要性?因爲上下級不在一個層面,對事情的認知也有很大差異,所以請花點時間告訴他,這件事爲什麼重要。
2、 安排任務時,一定要把你的要求明確說出來,並設定具體標準,並且把它作爲工作檢查的依據和考覈的'標準。
3、 界定職權範圍:哪些事情可以做,哪些事情不能做,一定要說清楚。讓員工知道,遇到問題找直接上司,一般情況下不要越權行事。
4、 協商最後限期:管理者不能以自己的經驗斷定一個時間,需要與員工磋商,員工更清楚自己的工作能力。同時也要清楚,有些任務的日期是不可談的,我們要視情況而定。
5、 聽聽對方反應:前面四個步驟,都是管理者主導,這時應該聽聽員工的聲音,確認他是否完全理解任務內容。
6、 跟蹤控制:及時糾偏。不能安排了任務,等到最後纔來關注結果。過程中員工有拿不準的事情,管理者可以給予指導。
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