祕書與領導的定位
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祕書與領導的定位,隨着時代的發展,現代社會對祕書工作已經提出了更嚴、更高的要求。祕書工作越來越多地參與到了領導決策當中,他們扮演着越來越重要的角色,下面看看祕書與領導的定位。
1、正確定位祕書與領導的關係
現代社會中祕書與領導的關係是一種新型的關係,這種關係是建立在共同的理想、共同的信念、共同的任務基礎之上的。在當今社會中,祕書與領導都是人民的公僕,都是爲人民服務的,只是他們的職位不同,分工不同,而在人格上是平等的,無貴賤之分。處理好祕書與領導的關係,最根本的是要處理好工作關係,在職能上看,祕書要爲領導人服務,在組織上看,祕書是上傳下達的橋樑,而在生活上看,祕書與領導之間是友愛關係。因此,祕書與領導的關係定位顯得尤爲重要,如果關係定位得好,祕書將成爲領導者的得力助手,反之,則成爲領導者工作上的阻礙。
2、清除職能環境的障礙
祕書的職能無非是兩大項:一是辦事,二是當參謀。祕書只要合理的清除這兩項職能中存在的障礙,便能使其與領導之間的關係更加融洽,工作效率更高。每個祕書及祕書部門都有特定的職能環境關係。它是客觀存在的,也是動態變化的。所以,祕書只有通過努力去改變和優化其職能環境,才能更好的清除職能中所產生的障礙,這樣才能使其與領導的關係更加和諧,同時提高辦事效率。
3、正確處理祕書與領導的關係
3、1權利因素的干擾
祕書作爲領導者身邊的參謀助手是在主輔配合中的.近身輔助,而祕書的工作必須是與領導的公務服務相適應的。因爲領導者在工作中要處理決策、指揮、協調、控制等,祕書在領導身邊便能發揮其作用,比如在領導做出決策時及時的提供輔助和參謀,幫助領導更好的作出決策,從而分擔領導的工作壓力,強化、拓展、延伸領導的影響力。
3、2性別因素的干擾
在當今不斷髮展的社會中,從事祕書工作的女性越來越多。由於社會上對祕書工作的偏見和不當風氣的影響,使祕書與異性領導的關係出現了一些微妙敏感的問題。因此,作爲祕書必須正確對待與異性領導之間的關係,維護自己平等的人格尊嚴,自覺保持與領導在工作目標上的一致性。不能剋意的取悅領導以換取職位的晉升、獲取特殊照顧或某種私利,這是祕書的職業道德所不容許的。在生活中,祕書對異性領導的關心和照顧要立足於公務,不能介入領導的私生活。所以,祕書要注意處理好這些思想上的誤區,才能在工作上處理好與領導之間的關係。
3、3能力因素的作用
由於不同的領導者具有不同的個性,祕書處理好與領導關係的時候可以控制爲經驗,從總體觀察也可以找一些普遍性、規律性的東西以指導我們的工作。
一、領導決策前,做好相關的準備工作
凡事預則立,不預則廢。做任何事情之前都要做很多的準備工作,領導決策也不例外。準備工作做得充不充分,直接影響到後期領導決策的難度、效率以及質量。在此階段,祕書的主要工作包括:營造舒適的辦公環境、收集和整理對領導決策有用的信息、合理地管理領導時間並適時地提醒上司、爲上司排憂解愁等。
1、營造舒適的辦公環境
實踐證明,人在一個舒適的環境中工作,心情會比較舒暢,注意力也比較集中,從而做事的效率會比較高且出錯的概率比較低。由於領導的決策直接決定着公司未來一段時間的`大致方針、政策,因而,其工作至關重要。由於領導工作的這種特殊性,一般公司對領導所處的辦公環境也相對比較進究。因此,在一般情況下,領導祕書應該至少要比上司提前15分鐘到達辦公室,用以對上司和自己的辦公室進行整理。這些整理工作主要包括:
a)打開空調並調節到適當的溫度;
b)擦拭寫字檯、衣帽等傢俱上面的灰塵;
c)給上司削好鉛筆,補充好辦公用品,如別針、夾子等,以提高工作效率;
d)定期給辦公室裏的花卉澆水;
e)根據上司的習慣或愛好,給上司沏茶或泡咖啡;
f)把當天早晨收到的報紙雜誌和自己悼念打印的要聞送給上司,如果上面有與本公司或本行業有關的重要信息,應用紅筆在標題下畫上波浪線,以便提請上司注意;
g)確認紙簍裏沒有剩餘的垃圾;
h)確認鐘錶和日曆指示正確
祕書工作職責
教學祕書是教學主任的教學助手,其任務是協助教學主任搞好教學管理工作,教務傳達、分歸和統籌。爲進一步讓自己的工作責任明確、規範、精細化,提高本職工作的`工作質量和效益,特制定教學祕書工作職責如下:
一、代課老師課時記錄、調換課登記存檔
1、對在江美大專部代課老師進行統計,每週課時有詳細的課時記錄表格登記,月末對周課時進行彙總統計後,公開發在微信羣裏讓每位老師進行覈對,無誤後領導簽字送交財務室。
2、對調換課老師提醒必須提前一天寫調課單,讓代課老師安排好自己的課程,調課與代課老師必須雙方簽字後通知到該班班主任,調課方可有效。對於私自調換課老師給予記錄並告知教學主任,課時雙方不給予記錄。
3、對於有特殊情況臨時調課老師,必須告知教學主任同意後,方可臨時安排調課,回校後可補寫調課單。否則視爲教學事故記錄。
二、協助教學主任日常教學工作
1、與各教學主管工作職責要明確,教學祕書是統籌工作,應分工明確合理,如下:
在學期初由教學祕書負責下達教學主任的任務,讓各教學主管通知到組員負責收齊自己組員的教學計劃,教學大綱,發送給教學祕書彙總後交給教學主任。
2、評教工作
對於每月有一次學生評教工作,由教學祕書負責協助教學主任做評教工作,教學祕書需提前申請打印好評教表格,做好學生評教的工作準備。
3、教案檢查
教案應由各教學組主管負責查各組組員教案,教學祕書負責每月月末通知教學主管提交教案檢查記錄表格,並彙總提交給教學主任。
4、教學組查課工作
協助教學主任對大專部教學工作進行組織、安排和調整,教學祕書對教學主管合理安排查課值周表,教學主管可對各小組成員進行協調安排查課,提前一週來教學祕書處領取查課記錄表,每天均要求有兩次以上的課堂巡查,並做詳細記錄(各班上課人數,上課老師考勤,學生聽課情況、課堂組織效果等),每週五例會後交由教學祕書處存檔。
5、教學組研討會議存檔
對各教學組每月一次的教學研討會議,月末進行收齊並存檔。
7、學生代表會議
配合教務主任通知學生代表會開展時間,參加人員各教學主管,教學祕書負責對會議要有詳細的記錄,做好會議記錄表格,做好存檔。
8、會議通知
教學祕書負責下達教學主任要求的開會時間及參加人員,通知到微信辦公羣,對於未參加會議而又沒請假的人員要有記錄。
9、課表發放
教學主任定好每學期課程安排後,由教學祕書通知到各班班主任及時領取,在開課之前保證教學正常進行。
10、各班每學期花名冊更新
每學期開學通知各班班主任及時把各班花名冊發到教學處存檔,若是班級有增減人員,班主任要及時通知到教學處對花名冊進行增減,以保證教學處花名冊是最新的。
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