祕書與領導關係的特徵
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祕書與領導關係的特徵,現代社會中祕書與領導的關係是一種新型的關係,這種關係是建立在共同的理想、共同的信念、共同的任務基礎之上的,下面就來看看祕書與領導關係的特徵。
1、工作上的主從性
祕書是領導尤其是主管領導直接的、全面的工作助手。在工作職能上,祕書要爲領導服務,即做領導工作上的助手和參謀,具體任務就是辦文、辦會和辦其他的事;在組織上,祕書與領導是上下級關係,領導指揮祕書,祕書執行領導的指令。
應遵循領導爲主,祕書爲輔、爲從的原則。祕書應以領導的工作目標爲目標,以領導的工作任務爲任務。祕書應盡力在工作目標、任務、進度、方式方法上配合好領導,與領導保持一致。如果不能做到祕書工作上的主從性,那麼就可能會錯誤的`反從爲主,爲工作、個人帶來不必要的損失。
如三國時魏軍行軍主簿楊修,即爲曹操掌管簿籍與文書的官,相當於現在的政府祕書長。此人才思敏捷,頭腦靈活,頗具才華,但卻屢屢犯曹操之忌。《三國演義》載有這麼幾則故事:一則是曹操去看新造的花園,門上寫了一個“活”字,衆人皆不知其意,楊修說:“門內寫活,乃闊字也,丞相嫌門闊了。”
曹操知道後,口雖稱美,心甚忌之。二則塞北送來一合酥,曹操在盒上寫了“一合酥”三個字,楊修即取與衆人分食,曹操問其原因,楊修說:“丞相已寫明一人一口酥。”曹操雖喜笑,而心惡之。當曹操兵退斜谷,前被馬超所拒,退又恐署兵譏笑,“雞肋”食之無味,棄之有味。最終,曹操以惑亂軍心罪殺了楊修。
分析楊修被殺的原因其中之一是由於楊修雖能夠摸透曹操的心思,但忘記了曹操爲主,己爲從之根本原則。他恃才放曠,凌駕於曹操之上,爲顯示自己的聰明才智,自作主張,置軍紀於不顧,一聞“雞肋”就自動收拾行裝,並煽動其他人也作歸計,因此,他的被殺是情理之中。明代李贄點評《三國演義》時對這件事曾寫道:“凡有聰明而好露者,皆足以殺其身也。”即有此意。
從這個例子上,可以得知:祕書與領導在處理關係時,一定要擺正祕書自己的位置,要充分認識到工作上的主從性,要全力爲領導服務,即做領導工作上的助手和參謀,絕不能只想着證明炫耀自己的才能,要考慮到領導,否則就會得到楊修的下場。
2、知識、能力、體力、思維的補充性
祕書與領導工作的配合既是一種助力,也應該是一種合力,應該是相加,而不是相減或抵消。這就要求老祕網祕書的知識結構與專長、能力、體力、思維的方向與方法等,既與領導有共同的成分,這是爲了達到同一專業目標;又應與領導有不同的質與量,才能作爲領導的補充,更好地輔助領導做好各項工作。
譬如,年高的領導更富有工作經驗,年輕的祕書更富有現代科技知識和外語能力;領導着重於宏觀的決策與計劃,祕書側重於微觀的執行與具體的操作;領導側重於動腦動口,祕書在動腦的同時應多動腿動手,做領導的體力補充;領導如果是正向思維,祕書就應多向思維或者逆向思維。正因如此,國外有人把高級祕書稱爲領導或主管的“外腦”。如果祕書樣樣不如領導,祕書也就失去了存在的必要。
因此,祕書在工作當中還應不斷進行知識、能力、體力、思維的補充,以使自己與領導工作相輔相成,可以更好的去配合領導,成爲領導的補充,更好的輔助領導做好各項工作。
3、人際關係的首屬性
社會學家把人際關係中地位重要、影響大、交往頻率高、時間緊張的關係稱爲“首屬關係”,反之,把地位次要、影響小、交往頻率低、時間短的關係稱爲“次屬關係”。祕書與領導尤其是主管領導的關係,毫無疑問應該是首屬關係。建立並鞏固這種首屬關係,對祕書的工作成果和事業前景是完全必要的。
這就要求祕書對領導尤其是主管領導輔助與服務的內容與時間上不能侷限於工作需要。處理好同領導的關係有特殊意義的一條,是祕書要了解領導、熟悉領導。不管你是在縣裏,在省廳、局,還是在廠礦企業;不管你是爲一位領導當祕書,還是同時爲幾位領導服務。
1、領導和祕書的矛盾關係
領導和祕書是一對矛盾,互爲矛盾的對立面,他們互爲依存,互爲條件。祕書以領導活動作爲自己存在和發展的條件,沒有領導祕書也失去了存在和發展的依據,如果沒有祕書的輔助,領導也無法擺脫大量事務性工作而集中精力進行決策和控制。
領導者是根據一定的法律、法規或組織內部規章通過民主選舉或上級任命產生的,領導一旦產生就有法定權利和權威,對外代表整個組織的利益,對內運用權利實施管理,其根本職能是決策,並通過計劃、組織、指揮、協調等手段將決策付諸實施,完成決策目標,從而推動組織發展。
而祕書是伴隨領導活動而產生,祕書的服務範圍,服務方向隨着領導活動的變化而不斷調整,離開了領導祕書也就失去了方向和核心。祕書的職能表現爲輔助決策、處理信息、協調關係和辦理事務,處於爲領導服務的從屬地位。
所以領導和祕書的工作法定地位職責的巨大差異決策了領導和祕書的主從關係,領導總是處於主導和支配地位,而祕書總是處於從屬和被動地位。領導者敢於從大處着眼,高瞻遠矚,敢當風險,祕書則慎密、細緻、周到、採取逆向思維。互相切磋,砥勵,所以領導和祕書互相滲透、互相補充,誰也離不開誰。
2、領導和祕書的權力特徵
領導從上級任命的那一刻起,就取得了一種法定的權力,他就是一個組織的法人代表,對組織發展有決策權和管理權。而祕書資格的取得是隻是通過人事部門的考覈,並徵得領導同意取得的,他們權力來源於兩方面,一是領導權的延伸或輻射,是領導權力的假借;二是來自於祕書職位的權利,包括組織內部的事務管理權,執行權。
除此以外祕書還有一種機會性權力,祕書貼近領導,參謀諮詢是祕書的職能,祕書適時、適地的抓住機會提出建議讓領導採納。祕書的另一頭是羣衆,也很有機會和周圍的部門和人員建立起良好的人際關係,這些關係有時也會成爲一種辦事權,所以祕書的權利不象領導權,是強制的`,硬性的和支配性的,而是彈性的,軟弱的和廣泛的。
祕書的彈性權與領導權力的大小有關,祕書服務的領導的地位越高,祕書的影響越大,還與領導授權,和領導者的領導風格有關,遇上辦事豁達,心胸開闊的領導,祕書權力大一些,遇事必躬親、謹小慎微的領導,祕書權力小一些。
祕書的根本職能是輔助管理,祕書活動的最大特點是輔,由此決定了祕書權力的軟弱性,它雖然是領導權的延伸,但不具備領導權,如果祕書強行用權,一來造成越權,違犯組織分工,二是工作碰壁,無法取得別人的理解和支持,從而不能完成任務,影響領導工作的部署。祕書的權力在強度上很軟弱,但從廣度上看,祕書的權力輔射到整個組織系統,祕書輔助領導實施綜合管理,領導工作到哪,祕書服務到哪。確保全方位服務。
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