生活中電話禮儀
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一、電話鈴響兩遍就接,不要拖時間。拿起呼筒第一句話先說“您好”。如果電話鈴響過四遍後,拿起聽筒應向對方說:“對不起,讓您久等了”,這是禮貌的表示,可消除久等心情的不快。如果電話內容比較重要,應做好電話記錄,包括單位名稱、來電話人姓名、談話內容,通話日期、時期和對方電話號碼等。
二、電話的開頭語會直接影響顧客對你的態度、看法。通電話時要注意儘量使用禮貌用詞,如“您好”、“請”、“謝謝”、“麻煩您”等等。打電話時,姿勢要端正,說話態度要和藹,語言要清晰,即不裝腔作勢,也不嬌聲嬌氣。這樣說出的話哪怕只是簡單的問候,也會給對方留下好印象。只要臉上帶着微笑,自然會把這種美好的、明朗的表情傳給對方。特別是早上第一次打電話,雙方彼此親切悅耳的.招呼聲,會使人心情開朗,也會給人留下有禮貌的印象。電話接通後,主動問好,並問明對方單位或姓名,得到肯定答覆後報上自己的單位、姓名。不要讓接話人猜自己是誰(尤其是長時間沒見的朋友、同事),以使對方感到爲難。
三、打電話時,應禮貌地詢問:“現在說話方便嗎”?要考慮對方的時間。一般往家中打電話,以晚餐以後或休息日下午爲好,往辦公室打電話,以上午十點左右或下午上班以後爲好,因爲這些時間比較空閒,適宜談生意。
四、打電話、接電話時,如果對方沒有離開,不要和他人談笑,也不要用手後住聽筒與他人談話,如果不得已,要向對方道歉,請其稍候,或者過一會兒再與對方通電話。
五、對方要找的人不在時,不要隨便傳話以免不必要的麻煩,如必要,可記下其電話、姓名、以回電話。
六、要學會配合別人談話。我們接電話時爲了表示認真聽對方說話,應不斷地說:“是,是”、“好,好吧”等,一定要用得恰到好處,否則會適得其反。要根據對方的身份、年齡、場合等具體情況,應付方式各異。
七、掛電話前的禮貌也不應忽視。掛電話前,向對方說聲:“請您多多指教”、“抱歉,在百忙中打擾您”等等,會給對方留下好印象。
八、辦公場合儘量不要打私人電話,若在辦公室裏接到私人電話時,儘量縮短通話時間,以免影響其他人工作和損害自身的職業形象。
1、在打電話時,發話人所講的頭一句話,應由向對方的問候與自我介紹這兩項基本內容構成。
2、打錯了電話時,要向對方道歉:“對不起,打錯了”、“打擾您了”等等。切勿直接掛斷電話,不做任何解釋。
3、發話人在撥電話號碼時,需要總機接轉時,若話務員首先問候了我們,應立即回問對方一聲好。
4、通電話中途萬一斷了,要主動打過去,並且說,剛纔電話斷了,請原諒。
5、事情談完了,要說些客套的結束語:拜託了、麻煩您了、打擾您了、請多多指教、謝謝、再見等禮貌用語。還應注意,要等對方掛上電話之後,發話人再放下話筒,話筒應輕放。
6、電話鈴響時,應儘量快接。宜在鈴聲響過兩遍時,立即拿起話筒,尤其不要有意讓它響上兩三分鐘。如果不能立即接,接通後要向對方說明原因。
7、接電話人在拿起聽筒後,先問“您好”,再報本單位的全稱或規範簡稱及個人姓名,讓對方明白是否要對了電話。語調要柔和親切。
8、在接聽電話時,如遇重要內容,應做好詳盡筆錄,然後及時轉達有關部門負責人,不得延誤,以免給工作造成損失。
9、如果電話是找其他人,要用手輕捂送話筒,然後再呼喊遠距離的受話人。如果受話人距離太遠,對來電話方說“請您稍等一下”,然後去找,不宜在樓道或門口大喊大叫。
10、如果受話人不在或不便接電話,可代其詢問對方的工作單位、姓名、電話號碼等,或告知對方何時再打來電話。
11、除非絕對必要,不要在打電話時要求通話對象轉機。將對方的電話轉來轉去,讓對方會感到不認真,不負責、無禮。
接電話的禮儀
(1)、一般鈴聲一響,就應及時接電話。如鈴聲響過四次再去接,就顯得不禮貌,此時拿起電話,應說聲“對不起,讓您久等了。”
(2)、一般拿起話筒後,應說“您好”
(3)、再自我介紹,需要我幫忙嗎?
(4)、認真傾聽對方的電話內容,聽電話時,應說“是、好”等,讓對方感到你在認真地聽,不要輕易打斷對方的說話。
(5)、如對方不是找你,那麼你應該禮貌的請對方“稍候”,如找不到聽電話的人,你可以自動的提供一些幫助,“需要我轉告嗎?”
(6)、如對方要求電話記錄,應馬上拿出紙和筆進行記錄。電話記錄:說來的.電話(WHO),打電話找誰(WHOM),來電的內容(What)、來電的原因(Why)、來電提到的地點(Where)、時間(When)。
(7)、電話完畢,應等對方掛機後在掛比較好,不要倉促的久掛斷,甚至對方話音沒落,就掛斷。掛電話的聲音不要太響,以免讓人產生粗魯無禮的感覺。
(8)、碰到對方掛錯電話時,態度要有禮貌,別說“亂打,怎麼搞的”
(9)、接電話時,儘量不要幹別的事,如中途有事,必須走開一下,那麼時間也不應超過30秒。
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